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Excel

新人さんがプログラム云々以前に覚えておいた方がいいこと

2019.11.17

某大手SIerで教育(下っ端)をやっているますくろです。

そろそろ内定者教育の時期なのですが、文理問わず、PCの扱いになれていない人がかなりの割合でいます。

プログラミング教育とかやる前に教えるべきだろ、って個人的に思ったことをつらつらとメモしておきます(windows前提です)。

１．まず覚えて欲しい知識

語句とかキーボード配置が伝わらないことがよくあります。

私「作業フォルダを作るためにエクスプローラを開いてください」

新人「(IEを開いて)はい、開きました！！」

…とかの齟齬が生じることがよくあります。
と言うことで以下の語句は覚えてしまいましょう。

語句意味
ブラウザchromeやIE、Safari等のこと。
エクスプローラファイルエクスプローラのこと。IEを指すことは少ない。
Ctrlコントロールキー
Shiftシフトキー
Altオルトキー。アルトとはあまり言わない。
WinWindowsキー
F1〜F12ファンクションキー

２．ショートカットキー

2-A 基本編

macユーザの人とか、スマホ・タブだけで生きてきた人は多少つまずくかもしれませんが、 この表くらいは丸暗記しちゃいましょう。

効率的に業務を行う上で必須です。

ショートカット動作
Ctrl+Cコピー
Ctrl+X切り取り
Ctrl+V貼り付け
Ctrl+Zやり直し。アンドゥ。
(対のショートカットでCtr+Y(リドゥ)があるけど、こっちは使用頻度低め)
Tab次の項目に移動する

2-B 応用編

覚えていて損はないので、以下のショートカットキーも少しずつ覚えていきましょう。

Win+E・・・新しいエクスプローラを開く。

Win+L・・・画面をロックする。

IT業界はセキュリティに厳しい場所が多々あると思いますが、離席時に画面をロックする、というのは割とどこのチームでも鉄板のルールだったりします。そんな時に、Win+Lでさっとロックすると一目置かれるはず()

Alt+← or Alt+→・・・ページを移動する。

主にブラウザで使用します。左上の←→のボタンを押すよりも Alt+← or Alt+→ 押す方がコンマ何秒か速いです。ファイルエクスプローラ等でも使えて意外と汎用性が高いです。

Ctrl+F・・・検索する。

メモ帳やブラウザ、Word/Excelなど大体のアプリケーションで単語の検索を行うのはCtrl+Fです。ドキュメントの中から欲しい情報を見つける時に重宝します。多くの場合F3で次の検索結果へ進み、Shift+F3で前の検索結果に戻ります。

Alt+Tab・・・ウィンドウを切り替える。

wordで文章を書いていて、chromeでググりたくなったって時に一発でアプリを切り替えられるので便利。ただ、アプリによってはウィンドウサイズがバグって再起動しないといけなくなるので注意。

Ctrl+F4・・・ウィンドウを閉じる。

終了時に名前つけたりで結局マウス触るので効率的かどうかは微妙なところですが。

３．覚えておきたいExcel知識

日本のSIerで作業をしている限りexcelから逃れることはできません。

先輩もお客さんも大体みんなexcelで文章を書いています。

「表計算とは…？」と疑問を持つかもしれませんが、セキュリティ上インストールできるソフトが限られている環境もある中で設計書等を作ろうとするとExcelになってしまうのです。
(マジでゴミみたいな悪習だわ…)

3-A 基本編

以下の操作は大体どんな文章作成しているときでも必要になってくるので是非覚えて欲しいところです。

というか４つにまで厳選したので絶対に覚えてください。

ショートカット動作
F2セル入力モード
(F2を押すと選択中のセルを編集できるモード。超便利)
Ctrl+;今日の日付を入力
Ctrl+:現在時刻を入力
Alt+Enterセル内での改行

3-B 応用編

ここからは必須ではないのですが、覚えておくと得するかも。

綺麗な設計書を作成するコツ

  • セル幅を統一する(エクセル方眼紙)
  • 見た目の罫線を消しておく(印刷したら変わらないんですけどね)
  • 見出しや段落を作る場合は統一性をもたせる(１章の見出しは太字、２章の見出しは下線、みたいな書き方の人がたまにいる)

あとは、簡単なマクロくらいは書けた方が便利だったりします。
↓の「F1撲滅マクロ」はおすすめなので是非。
http://www.mathkuro.com/?p=410

４．心がけとか

ここまでつらつらと小手先のテクニック的なことを書いてきましたが、そんなことよりも大事なことって結構あります。

  • 分からないことは放置しない。目安は１５分考えて分からなければ人に聞く。(一般的に１５分考えたり調べたりして分かる範囲が今の自分の限界)
  • 「何故そうしたのか？」に対する解は常に持っておく。
  • 先輩や上長の発言・指示を鵜呑みにしない。(明らかに間違ったことを言っても何も考えずに鵜呑みにする人が多い気がします)
  • 嘘を吐かない。(小学生みたいなことを書いていますが、毎年結構いるんです。明らかに遅れているのに「オンスケです」と報告したり、逆にスケジュールに余裕をめちゃくちゃ積んできたりする人が。)
  • 仕事にメリハリをつける。昼休みに作業を継続したり、家に仕事を持ち帰ったりしない。(真面目系な人に多い傾向で、離職率が高い)

これらは月並みなビジネス書やネット記事に山のように書いてあることです。

が、こういうことを言うと馬鹿にしたり斜に構えたりする新人さんが一定数いるんです。

こういう月並みな内容は大体は先人たちの知恵の塊で、試行錯誤の末にまとめられた物です。

勿論古臭い内容もありますが、一学生の付け焼き刃の知識がそれに勝ることは往々にして少ないのです。
※論理的な考えをきちんと持って反発できる人も極少数ですが現れます。そういう人には早い段階でキャリアを積めるところに渡りをつけたりもします。要は考える頭を持っておくことが大事。

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